Cos'è l'Agile in poche parole?

L’Agile nasce nel 2001 come una serie di metodologie innovative per lo sviluppo di software e il coordinamento di persone e risorse. In realtà per certi versi potremmo parlare di una filosofia, ben sintetizzata nel primo “Manifesto Agile” per lo sviluppo del software, in cui si legge che:

• Gli individui e le interazioni sono più importanti dei processi e degli strumenti

• Il software funzionante lo è più della documentazione esaustiva

• La collaborazione col cliente più della negoziazione dei contratti

• Rispondere al cambiamento più del seguire un piano

Oggi utilizzato al di fuori del dipartimento tecnologico, l’Agile è un modo di pensare e di lavorare che aiuta i team a fornire valore (incrementale) ai propri clienti in modo più rapido ed efficace attraverso semplici meccanismi che permettono di rispondere rapidamente ai cambiamenti, sperimentare in ambiente protetto ed imparare continuamente.

Come si traduce il “Manifesto Agile” dal mondo del software al mondo HR?

Per implementare la metodologia Agile nel mondo HR, si deve innanzitutto coltivare una mentalità Agile che consiste nel promuovere la collaborazione, la trasparenza, l’apprendimento continuo e l’adattabilità per ottenere i risultati desiderati.

A nostro avviso, combinare la mentalità con processi e strumenti Agili, aiuta HR ad adattarsi meglio al cambiamento (piuttosto che lottare per aggirarlo) e ad abbandonare quella veste o percezione di rigidita’ che spesso gli viene attribuita all’interno dell’azienda. In altre parole, a passare da funzione di staff dedita a controllo e compliance a funzione strategica veramente al fianco di persone e business.

Ecco come cambia il Manifesto Agile per HR:

“Stiamo scoprendo modi migliori di creare una cultura del lavoro, sviluppandolo e aiutando gli altri a fare lo stesso. Grazie a questa attività siamo arrivati a considerare importanti:

• Reti di collaborazione più che strutture gerarchiche
• Trasparenza più che segretezza
• Adattabilità più che prescrittività
• Ispirare e ingaggiare più che maneggiare e ritenere
• Motivazione intrinseca più che ricompense estrinseche
• Ambizione più che obbligo

 Ovvero, fermo restando il valore delle voci a destra, consideriamo più importanti le voci a sinistra“

Come cambiano le attività HR grazie all’Agile?

L’Agile può essere applicato a tutto in ambito HR, dal design della funzione alle sue meccaniche di funzionamento ed interazione con il resto della struttura, fino alla costruzione di progetti e processi HR agili e maggiormente people centered. Tutti questi aspetti vengono descritti molto bene nel libro che stiamo promuovendo finalmente anche in italiano.

Per fare un esempio semplice e pratico possiamo usare il recruiting. Renderlo più Agile significa chiedersi quanto e quanto spesso produce valore per l’organizzazione a partire dal manager per arrivare al candidato e magari rendere questo valore più frequente (in termini di rilascio) utilizzando una logica maggiormente iterativa (ad esempio di confronto più frequente e scambio ciclico dei profili con i manager all’interno del flusso di selezione) e più alto attraverso esperimenti di ottimizzazione o miglioramento dell’experience in determinati momenti chiave della candidate journey.

In Linea generale, i fattori che contribuiscono a rendere agili i processi in HR sono:

1. La valorizzazione e coinvolgimento delle persone nei processi

2. Identificare insieme le priorità

3. La pianificazione strutturata dei flussi di lavoro e l’ottimizzazione delle attività

4. Il raggiungimento degli obiettivi nei tempi prefissati

Se torniamo all’esempio il processo di reclutamento, definirlo in chiave agile significa soddisfare l’esigenza del cliente/candidato e contemporaneamente ottimizzare lo svolgimento e le performance del lavoro. Come? Iniziando con l’individuare ed eliminare gli step non necessari e che spesso ostacolano lo svolgimento del processo di selezione. Si lavora, anzitutto, sulla progettazione, quindi sulla comunicazione costante e sul miglioramento continuo delle attività per ottenere risultati qualitativamente validi, nel rispetto dei tempi stabiliti e delle risorse a disposizione.

In questo senso un progetto di ricerca e selezione può essere destrutturato e suddiviso in step e brevi ciclici (in ottica “sprint”). In questo modo si possono assegnare singole task ai recruiter che permettono di essere completate rapidamente o di correggerle a seconda dei feedback ricevuti o dall’andamento del processo. Concentrandosi su attività più circoscritte e rapide, si riesce pi§ facilmente a rispettare le deadline e ad occuparsi con pi§ attenzione della qualità dei candidati,  prima ancora di farli andare avanti nel processo.

 L’utilizzo di appositi tool condivisibili, non solo tra i membri del team ma anche con il cliente, come ad es. le Kanban Board, consente di monitorare i progressi del team rispetto al progetto, e ad individuare eventuali ostacoli o attività bloccanti. Reclutare in modo agile vuol dire sapersi anche modulare ed adattare ai cambiamenti, e l’analisi delle metriche diventa di fondamentale importanza affinché la strategia di recruiting dia i risultati sperati e prefissati.

Quali sono le evoluzioni della community internazionale in materia di Agile HR? E’ un tema solo in paesi nord europei o anche del resto d’Europa?

In realtà ci sono varie comunità molto attive anche nel sud ed est Europa.
Oggi per community Agile HR possiamo intendere Comunità di professionisti HR e di Agile coach che tendono a lavorare assieme e ad incontrarsi (soprattutto virtualmente) per scambiarsi opinioni ed esperienze su diversi temi, soprattutto su questioni legate al tema di trasformazione aziendale in chiave agile. Si parla delle criticità e dei fallimenti o si danno consigli su come superare determinati ostacoli che spesso sono comuni, si presentano sempre nelle diverse fasi di implementazione o cambiamento. A questo proposito, è importante constatare come i problemi di cui si parla siano comuni a tutti e non legati ad un determinato settore di mercato o al paese/cultura di provenienza.

In generale possiamo dire che la community Agile HR è variegata, molto attiva e in crescita. Inoltre l’Agile sta ormai entrando nei temi di discussione delle community HR anche più tradizionali e storiche.

Cosa manca agli HR italiani per essere realmente Agile e come possono diventare più strategici?

L’intenzione alla base della mentalità Agile è quella di consentire alle persone di svolgere al meglio il proprio lavoro, consentendo loro di sperimentare autonomia, libertà, creatività e innovazione. Tutto cio’ ha un impatto positivo sull’engagement e promuove una cultura aziendale sana e positiva, dove tutti possono sentirsi al sicuro, in un ambiente in cui possono collaborare realmente e crescere.

 È proprio da qui che gli HR devono ricominciare per diventare o essere considerati più strategici.

Spesso ci mettiamo in testa di rivoluzionare i sistemi aziendali rivedendo o creando policies che in realta’ appaiono come convenzionali e disegnate in base al classico paradigma di predizione e controllo, magari perché progettate senza il vero coinvolgimento delle persone che saranno i primi loro utenti e fruitori.

Nel passaggio al nuovo paradigma Agile di autonomia condivisa, per esempio,  tali pratiche finiscono per essere considerate obsolete e soprattutto controproducenti. In altre parole è incoerente e potenzialmente dannoso pensare di motivare le persone a comportarsi secondo nuovi valori e principi quali quelli Agile, per poi continuare a valutarle, retribuirle, promuoverle o assumerle e formarle secondo valori e principi del passato, del tutto incoerenti con il nuovo modello. Dobbiamo essere più coerenti con i nostri ideali e metterli in pratica, integrarli con il nostro modo di lavorare nel concreto, altrimenti continueremo a riempirci la bocca di belle parole che diventano “vuote prediche” per chi ci ascolta.